简单的Excel提示和技巧
Excel是微软开发的软件,是Microsoft Office最重要的组成部分之一。它是一个电子表格应用程序,能够执行数学计算,以行和列的形式存储数据和许多业务应用程序。
Excel可以进行各种领域的计算和操作,包括统计、工程和金融领域的功能。它还用于以图形、图表和直方图的形式表示(显示)数据,还支持三维图形显示。
信息存储在excel表的行和列中,这些行和列具有明确的命名约定。在使用电子表格时,一些提示和技巧可以节省大量时间和工作开销。
提示和技巧
- 要快速找到行或列的总和,您可以单击列中的第一个空单元格,然后按“ALT”+“=”(相等键),将上面每个单元格中的数字相加。
- 数字格式可按“CTRL”+“Shift”+“4”转换为百分比格式,按“CTRL”+“Shift”+“5”转换为百分比格式。
- 在单元格中使用的公式可以通过按“CTRL”+“'”(紧急上升键)看到,这在进行复杂计算时很有用。
- 要跳转到列的开始,使用“CTRL”+“Shift”+“向上箭头”组合键;要跳转到列的结束,使用“CTRL”+“Shift”+“向下箭头”组合键。我们还可以双击第一行或第一列以到达最后一个单元格。
- 复制数字或事件日期的模式:Excel识别输入的值的模式,因此,它会自动在其余单元格中归档模式的其余部分。在两行中输入值并建立一个模式,突出显示行并向下拖动任意数量的单元格。这在数字、周、月和年的情况下很有用。
公式
- 执行数学运算:
为了进行数学运算,必须写出公式。在Excel中,公式以“=”符号开始,后面跟着要添加的列或行名。
例如:将两个C1和D1相加。
公式:= C1 + D1
步骤:
- 在E1中输入等号
- 用鼠标指针单击单元格C1
- 在要显示结果的单元格中键入加号,例如E1
- 用鼠标指针点击D1
- 按回车键
- 答案在E1上是可见的
类似地,所有其他基本的数学运算都可以使用这些步骤来执行。
- 使用IF函数进行计算:
它基本上是一个条件函数,它检查真值或假值。
语法:IF(逻辑,IF true, IF false)
这里的逻辑是两个值之间的条件检查。比较操作符用于检查条件。
例如
= if (b4 < 2900, b4 * 10%, b4 * 20%)
该语句检查B4的值是否小于2900。如果条件为真,则该值乘以10%,如果是假函数,则该值乘以20%。
逗号分隔符不能用于较大的值,例如29,600,因为“if”语句使用逗号分隔符来分隔“if”语句的三个部分。
- 使用绝对相对引用:这样,一旦返回公式,就可以将其复制到其他行或列。在复制时,公式会以相对的方式自动指向新的位置。
例如:如果在细胞C13公式是=SUM(C1:C13),那么复制到细胞D后,它将成为=SUM(D1:D12)
- 删除错误:
有时,当没有找到参数或单元格为空时,公式返回错误,如" #REF!”或“# DIV / 0”。为了防止这些错误,我们使用If(ISERROR(C2/D2), " ",C2/D2)。如果遇到错误," ISERROR "返回true,在这种情况下" if "语句将返回一个空字符串。我们可以给出任何值,而不是空字符串。
- 细胞常数:这有助于简化公式,因为它可以防止频繁引用公式中的单元格。
- 步骤:
- 选择“公式”—“>定义名称”—“>定义名称到新名称”对话框。
- 输入常量的名称
- 指定工作簿作为常量的范围。
- 单击“引用”字段,删除内容,用公式替换,示例=10%
- 单击ok关闭该框。
- 定位所有合并单元格
要找到合并单元格,步骤如下:
- 按“CTRL”+“F”查找和替换对话框
- 检查以确保找到哪个字段是空的
- 点击选项
- 单击Format按钮以打开Find Format,并指定要查找的格式
- 在“查找格式”中,选择对齐选项卡并选中“合并单元格”
- 单击Ok
- 在“查找和替换”中,单击“查找全部”
Excel显示工作表中合并单元格的列表。单击列表中的地址,合并单元格将被激活。
- 不使用公式转换数据:
如果你想将所有或某些数字的值增加一些范围,例如3%,你可以:
- 激活任何空单元格并输入1.03。用这个数字乘以这些值,结果是增加3%。
- 按“CTRL”+“C”复制该单元格。
- 选择要转换的范围
- 选择“HomeàClipboard - >PasteàPaste Special”弹出对话框
- 在框中,单击正片叠底选项
- 单击Ok
- 按Escape取消复制模式。
- 创建图表
选择需要创建的图表的数据:
- 按键盘上的F11键
- 该图表使用默认值。我们得到的图表是柱状图。
- 日期函数
Excel提供了许多功能来快速处理日常任务
- Today():返回当前日期
- Now():返回时间和日期。
- 在菜单中单击Formatà Cells,打开Format Cells框
- 选择时间类别窗口
- 在Type窗口中选择所需的格式