Excel教程:使用数据、构建公式和使用函数的深入指南

理解Microsoft Excel是一项对大多数雇主和大多数职业都有很高要求的技能。它几乎是任何小型企业的必备工具，也是研究和统计相关专业的必备工具。

长话短说，无论你在做什么，你都可以从该计划中获得足够的好处，这是值得你的时间投资来理解它。您可以轻松地进行学习，前往后来，方便在线资源。本指南将带您通过操纵数据和构建公式的基础知识和在程序中的功能。它将提供关于如何从该计划获得最大里程的方式提供提示。

您可能会发现一些指导说明在了解软件方面也非常有帮助，您可以很容易地得到您需要的东西Microsoft Excel全面的在线课程．

有了这些，让我们开始并更深入地了解Excel。本指南将使用2007年版本的程序。因此，尽管所涵盖的大部分内容将转换为其他版本，但请记住，在您正在使用的程序中，有些功能可能会有一点不同。对于老版本来说尤其如此。

Excel的基本组件

在学习如何使用Excel功能之前，让我们花点时间获取同一页面，其中一些术语将在本指南的每个部分中使用。根据您当前的Excel知识水平，这可能对您来说可能不是新的，但重要的是要确保语言清晰，以避免混淆。以下是您遍及的基本术语：

电子表格:当你打开一个新的Excel文件时，占据程序视图大部分的行和列组成了电子表格。当然，这是你的数据和公式的位置。

工作簿：工作簿由多个电子表格组成。在Excel窗口的左下角，您将看到多个选项卡，指示不同的工作表，以及添加新选项卡的按钮。

功能区：程序顶部的条带，包含菜单项称为功能区。

标签:在最上面的不同的标签(文件，家庭，插入等…)将改变ribbon的内容，以包含不同的菜单选项。

组：在功能区上，菜单项分为不同的组，根据其功能标记。例如，此图像显示从主页选项卡访问的字体组。

上下文菜单和对话框:点击ribbon上的一些项目将带来带有附加选项的附加窗口。根据它们的功能，它们被称为上下文菜单或对话框。

如果您不熟悉上面描述的任何资源，您可能会从中受益Excel的一个开始课程为了更加熟悉。

在本指南中将定义其他术语。

细胞和范围操作

单元格是excel中输入数据的基本单位，包含多个单元格的区域称为范围。当使用程序中的单元格时，您将通过它们的列字母和行号引用它们。当引用范围时，您将使用该范围的第一个单元格和最后一个单元格，并与冒号相交(例如A1:B15)。

熟练使用Excel的第一个领域是如何轻松地操作程序中的单元格和数据。这通常是一个组件一门关于Excel的入门课程．然而，即使是经验丰富的用户也可以通过重新访问这里描述的一些操作来找到一些新的快捷方式和想法。

格式化

您可以通过使用格式化功能来保存自己的大量时间来使数据看起来是您希望它在Excel中的方式。

例如，如果您将不同的美元金额插入到一个范围中，您可以将该范围格式化为货币，一次性完成。通过这种方式，只需输入数字，而不是每次都输入一个美元符号和小数，就可以节省大量的按键次数。

这就是你的方式：

1.通过单击第一个单元格并将鼠标指针拖动到最后一个单元格，突出显示要格式化的范围。

2.单击“主页”选项卡。

3.在“编号”组中，您将看到格式化数字的选项，包括具有不同格式类别的下拉框。

在“下拉”框中，单击向下箭头以拉下您的选项列表。

4.从这个列表中选择货币

现在您有了货币格式的整个数字列表

您可以直接从home选项卡访问数据的许多其他格式选项，您可以以相同的方式应用该选项卡。你可能需要花一点时间来查看丝带上的不同选项。如果你不确定其中一个是做什么的，把鼠标悬停在它上面，一个简短的描述就会弹出。

移动和填充

除了更改单元格中的数据格式外，还可以轻松更改电子表格中数据的位置并自动填充新单元格。尝试这些循序渐进的指导来学习一些例子:

A.移动一个范围

您可以使用excel的一个简单功能来移动信息，而不必剪切和粘贴一系列单元格。

1.突出显示你想要移动的范围。

2.将鼠标指针悬停在范围的右侧，您可以看到黑色边框。

3.按住鼠标左键并拖动范围到新区域。在这里，我们将简单地将数据移动一列并向下移动一个单元格。

如您所见，Excel将显示一个围绕新数据范围的框架。它还注意到开始和结束单元格(本例中为B2:B7)。

4.当您将数据移动到想要的位置时，松开鼠标左键。你现在应该有范围在它的新位置。

B.填充细胞

使用Excel，可以在某些情况下快速填充数据范围。其中一个最有用的工具是填充句柄。这个易于使用的工具可以让您根据输入到一个或多个初始单元格中的值来完成一系列单元格。以下是一些例子:

1.一个序列

假设我们希望为前面示例中使用的美元值分配一系列条目号。条目将简单地按照1到6号排序编号而不是放入该系列中的每个数字，您可以使用填充句柄缩短任务。就是这样：

a.在单元格A2和A3中分别输入数字1和2

湾单击单元格A2并拖动到A3，选择这些单元格。

C。将鼠标指针移动到范围的右下角，在那里看到一个小黑盒子。您将看到您的指针更改为黑色加号。

天。按住鼠标左键并拖动到需要系列数字的单元格。

基于初始两个单元格的序列，Excel将假设您希望为您的范围内的每个新单元格提高值1，因此它应该在最终单元格旁边的弹出窗口中显示第六个。

e。释放鼠标左键。您现在应该有1-6个出现细胞A1-A7。

填充手柄将以任何间隔工作相同的方式。

您还可以使用它来重复需要用于某一范围值的公式。例如，假设您想要保存b列中包含的数字的总数，为此，您可以输入一个简单的公式并重复它。

1.在C2单元格中，代入公式=C1+B2。这将给你价值25美元

2.突出显示单元格C2，并使用填充句柄应用相同的公式。到其他适用的单元格。

如果单击刚刚填充的每个单元格，您将看到Excel每次都会自动更改一行单元格引用。例如，C2 (=C1+B2)中的公式在C3单元格中变成了=C2+B3。

绝对引用

在使用填充句柄和Excel中的其他操作时，定义公式中不想更改的单元格是很重要的。使用绝对引用可以很容易做到这一点。简而言之，您可以通过在单元格引用的列或行前面放置$符号来表示希望列或行保持不变。

同样，让我们用一个例子让它更容易理解。假设，不是创建一个运行余额，而是想要为b列中的每个美元值添加一个特定的美元金额，该美元值将放在单元格C1中。对于我们的示例，让我们将该值设置为$25

您可能已经意识到我们要使用的公式获取我们的总数与前一个示例中使用的公式相同：= C1 + B2。但是，这次我们希望确保在填写我们的细胞时对单元格C1的参考不会改变。为此，我们将更改我们的公式以包含绝对参考。在此示例中，由于我们仅在一个列中复制公式，因此我们只需要确保该行不会改变，因此我们将只是需要将$符号放在行的前面（C $ 1）。但是，如果我们想要确定行或列更改，我们可以在列之前放置$符号（$ C $ 1）。

因此，最终，C2中的公式需要如下所示：= C $ 1 + B2。键入此内容并使用填充句柄将公式复制到其他单元格。您应该看到25美元的数量添加到B列中的每个值。

数据验证

有一些快捷方式来填写和格式化单元格是很好的，但您可能想知道在哪些情况下需要准备您的电子表格以与其他贡献者良好地工作。您可能想知道如何确保他们输入了正确的信息，而不是更改内容，从而使您的电子表格停止正常工作。

Excel中有一些很棒的功能可以帮助你做到这一点，其中一个你需要理解的主要功能就是数据验证。简单地说，数据验证将确保只能将某种类型的数据放入单元格中。这有助于在使用电子表格的多方之间保持一致。

数据验证可以从数据选项卡上的数据工具组的ribbon中访问。

让我们看一个使用数据验证的示例。我们将从日期列表开始，并使用数据验证来确保在列表的其他单元格中只能输入日期。回到到目前为止在本指南中使用的运行示例，我们可以在a列中放置一个日期列表。

假设您希望允许用户在此列表中添加其他条目。但是，您将使用日期来组织信息，因此您希望确保以上面的格式正确输入信息。为此目的，您可以将数据验证放在A列中。以下是步骤。

1.单击其标题选择A列。

2.单击“数据工具”组中的数据验证。这将显示数据验证菜单。

此菜单的设置选项卡是指定电子表格这一栏中允许的条目类型的地方。默认情况下，它当前被设置为Any值，所以您需要将其切换为Date。

3.在“允许”选择框中，按向下箭头以查看您的选项。然后从列表中选择日期。

如果您将在条目中允许任何日期，则您需要做的就是确保输入正确的数据表单。但是，选择日期格式后，菜单将更改，为您提供限制允许的日期范围。如果您希望您可以选择开始和结束日期以指定范围。

还要注意，在数据验证菜单中还有两个附加的选项卡。标题为input message的选项卡将允许您配置一个通知给用户，让他们知道他们需要输入什么类型的信息。错误警报允许您配置当用户尝试输入错误数据类型时出现的消息。

当然，您可以了解更多关于数据验证特性的信息在线Excel课程．

列表

数据验证中包含的一个非常有用的特性是基于列表限制输入的能力。同样，这是使用数据验证菜单完成的。但是，在选择验证形式之前，需要创建允许的值列表。

让我们在已经创建的电子表格示例中创建一个新列。我们可以使用列D来允许进入某些类别。但是，我们不想从D列开始，而是想在工作簿的其他地方创建一个列表。对于这个例子，我们将把它放在同一个电子表格的F列中。

现在，我们可以按照以下步骤使用这些条目来制作数据验证列表。

1.单击列标题，突出显示列D。（请注意，如果您不想在整个列上放置数据验证，则可以介绍通过单击和拖动将其应用于要应用的范围。

2.单击数据选项卡上的数据工具组中的数据验证，导航到数据验证菜单。

3.从“允许”下拉菜单中，选择“列表”

4.验证条件将出现新的菜单选项。在大多数情况下，您需要两个复选框要保持检查。这将为用户提供一个下拉菜单，他们可以从中选择其输入，并确保空白单元不会被解释为无效。

源文本框是您想要标识包含列表的范围的地方。你可以输入你的单元格范围，使用绝对引用(=$F$2:$F$4)或者你可以从你的电子表格中选择范围。对于后一种选择，遵循以下步骤:

a.单击“源”文本框右侧的范围选择按钮

b.选择包含列表的范围。

c.再次单击范围选择按钮，返回菜单

5.识别范围后，单击“确定”。

现在，当您单击列中的单元格时，您应该看到包含有效选项的下拉列表。

数据保护

如果您想要额外确保没有合作者在不应该的地方添加或删除值，您可以使用数据保护选项来帮助您。从本质上讲，这些选项将允许您完全锁定电子表格，使其成为有效的只读文档，或仅打开某些单元格进行输入和编辑。

锁定和解锁单元格

在对电子表格进行保护之前，您需要了解如何指示应该锁定和解锁哪些单元格。基本上，如果一个单元格被锁定，这意味着一旦电子表格被保护，用户就不能编辑它。默认情况下，电子表格中的所有单元格都是锁定的，因此一旦保护了工作簿，它们都无法编辑。

您可以在格式化菜单中更改范围的状态为锁定或解锁。下面是一个例子:

在我们正在开发的表的D列中，我们希望用户能够输入类别。但是，让我们说这是我们想要对此工作簿所做的唯一变化。就是这样，我们希望解锁那些细胞。

1.选择解锁的范围。这将是D2：D7。

2.在选定范围内的任何地方单击鼠标右键，从下拉菜单中选择格式单元格。

3.格式化菜单会出现。选择“保护”选项卡（这应该是选项卡列表中的最终选项。）

您会发现默认值锁定范围内的单元格。

4.取消选中标记为锁定以解锁范围的框。

保护纸

指示您希望锁定和解锁的哪些单元格，准备保护您的电子表格以防止任何不需要的更改。这样做的过程很简单：

1.选择“查看”选项卡。

您将在功能区内看到审查选项

2.从“更改”组中选择“保护工作表”。这将弹出一个新的菜单，有多个选项供您选择和输入密码的地方。

3.输入您将记住的密码

4.选中您希望用户能够执行的操作旁边的复选框。通常，您希望其他用户能够选择单元格。其他选项在某些情况下可能是有用的。

5.单击OK

您的电子表格现在被锁定。注意，“更改”组中的“保护工作表”选项已更改为“取消保护工作表”。

公式和函数

到目前为止，我们已经介绍了在Excel中操作数据的一些重要基础知识。希望这将帮助您有效地处理电子表格中的单元格和范围。接下来，我们将继续学习公式和函数，它们将帮助您自动化电子表格，执行计算，并轻松解决现实生活中的问题。如果您想了解更多关于这些工具的信息，可以使用这些工具这是一门中级水平的Excel课程，它将教会你所有关于它们的知识．

要开始，让我们清楚地了解哪些公式和功能以及它们的不同。

理解公式

公式是Excel中的计算。它们可以是纯数学的，也可以是复杂的，涉及一个或多个函数。在本指南的前面，我们使用了一个简单公式的例子，=C$1+B2。这个公式使用基本的加法和单元格引用来解决一个数学方程。请注意，公式不一定需要包含单元格引用，但也可以用于处理简单的数学方程。

讲述公式在单元格或范围内使用公式的关键是在语句的开头中包含等号（=）。

理解函数

Excel中的函数可以被认为是迷你程序，以帮助您处理数据。它们是使用您的数据执行不同任务的短行。一旦您了解了可用功能，您就会发现它们是该计划最有用的组件之一。

您可以通过其语法发现Excel电子表格中的函数，该语法包括函数名，然后是括号，并且执行函数所需的数据输入，例如，SUM（A1：B2）。它们始终是公式的一部分，即使公式由单个函数组成。

类别的功能

现在您已经了解了函数是什么，让我们更深入地了解它们如何操作和如何使用它们。下面几节将概述不同类别的函数，并在此过程中使您习惯于使用它们。

逻辑函数

自动化数据中的最佳方法之一是在Excel中进行修复的是使用逻辑功能。对于普通用户来说，它们是一些最广泛使用的，因此始终是一个好的。这些决策工具将逻辑参数应用于单元格中的数据，以帮助您解决复杂的问题，评估数据等。

这个类别很小，但很强大，只包含几个功能。你会发现最有用的三种方法是:

• if - 基于逻辑测试返回真假结果

• AND -如果满足一组条件，则返回true或false

• OR -如果满足任何条件，返回true或false。

让我们返回电子表格示例以使用IF功能。我们将在列G中添加此功能，以便快速确定列C中的美元值是否大于80.00美元。当然，由于我们正在使用简短的名单，您可能会争议不需要函数。但想象一下，如果您正在使用包含成千上万条目的电子表格！

下面是你如何完成这个函数:

1.单击想要函数运行的单元格。在本例中，我们将最终将其复制到多个单元格。然而，第一个实例将在单元格G2中。

2.单击公式栏左侧的功能按钮

3.插入功能菜单将出现。这将给你一个选项，搜索一个功能或选择一个类别。在“或选择一个类别”的菜单中，单击向下箭头查看类别列表，并通过单击它选择逻辑类别。

4.选择功能菜单更改为仅包含逻辑功能。从此列表中选择，然后单击“确定”。

5.现在有一个输入函数的对话框。您将看到IF函数有三个输入。逻辑测试将定义您想要确认的条件。对于本例，我们要测试的条件是C2>80。这是Logical_test框的条目。在另外两个框中，您定义了在条件满足时要返回的值，以及在条件不满足时要返回的值。如果该值为true，我们将要求Excel返回“OK”。这是Value_if_true框的条目。如果条件不满足，Excel会返回文本Low

6.单击“确定”，您将看到输入到单元格G2中的结果“Low”。注意公式出现在公式栏中的方法：= if（C2> 80，“确定”，“低”）。您可以直接键入公式栏的函数，而不是使用“功能”对话框，这是IF功能的外观。它的语法是= if（logical_test，value_if_true，value_if_false）。

7.使用填充句柄，将IF功能中的IF功能复制到G2：G7中的剩余单元格

这当然只是逻辑函数的一个示例。如果您想要一些导游的学习经验，可以使用许多类似功能，您可能需要采取一门关于Excel公式和函数的课程。

数据库函数

Excel可以用来存放大量的记录，并作为基本数据库。虽然它没有被设计成与Microsoft Access相同水平的查询能力，但该程序提供了一组强大的功能，使用户可以轻松地维护和分析程序中的记录。从本质上讲，这些函数采用了许多用于数据分析的最有用的函数，并将它们用于大型数据库。如果您打算为此目的使用Excel，您可以学习一些必要的知识一个Excel在线课程．

如果您想熟悉数据库功能功能，您可能需要一些时间才能读取可用功能的描述。如果单击公式栏左侧的“插入函数”按钮，请选择数据库类别，然后浏览它们。

文本

函数并不局限于数字输入。事实上，如果您正在处理Excel电子表格中的文本字符串，您可以使用一组非常有用的文本函数来帮助您。在文本类别中有很多选项，所以我们可以集中在一个简短的列表中最有帮助的选项，让你开始:

• FIND:这个函数返回文本字符串中子字符串(文本的一部分)的起始位置。它通常与其他功能结合使用，以自动化解决问题的任务。

• 连接:将来自多个单元格的文本与指定的文本结合起来。这个函数有一个简单的使用方法。您可以使用&号(&)来调用它，而不是键入它的完整形式。

例如，如果您想将输入到单元格A1中的文本与单词“units”组合，您可以简单地输入公式=A1 &“units”。它的长形式是=CONCATENATE(A1，“units”)

• 左，中，右：这些函数从文本输入的开头，中间和结尾返回子字符串（指定长度）。再次在解决问题时，它们再次非常有用，特别是在与其他功能结合时。访问这一点子功能的教程以便掌握如何在电子表格中使用它们。

统计

Excel有一组非常强大的统计工具和附加插件，为程序提供更高级的功能。如果您正在接受使用Excel进行统计数据处理的培训，您可能需要考虑一下一门教你如何用Excel进行统计的课程．

这类函数中最常用的有:

• 平均值、中值和模式:顾名思义，这些函数提供了一种快速而简单的方法，分别用于确定数值数据范围的中值和模式的平均值。

• Averageif:对满足指定条件的范围内的数字进行平均。顾名思义，它结合了Average和IF函数

• CountIf:返回在指定范围内满足给定条件的记录数量。这对于报告仪表板之类的目的非常有用。

如果您希望在此类别中的更多专业功能的快速培训，您可以访问关于TTEST的教程，关于STDEV标准偏差函数的教程,关于方差分析的教程高级功能，将开始你的分析工具包外接程序。

数学

正如您所了解的，您可以使用Excel公式来操作程序，基本上就像一个计算器一样。还有一些功能就像高级计算器上的程序一样运行。例如，SQRT函数将返回指定输入的平方根;您可以使用LOG函数执行对数。

此类别也有一些有用的时间储蓄。一个非常广泛使用的示例是SUM函数，其计算您指定的整个范围的总和。SumIf函数将其与IF功能相结合，仅添加符合给定逻辑测试的数字。

查找和参考

当您使用Excel中的数据表时，使用查找和参考功能将提供通过数据筛选的自动化和简化方式，以查找所需的信息。他们还可以为您提供快速的，用于查找报告的数据结果的ad-hoc工具。您想要了解的本类别中的一些顶级功能是：

间接：返回由文本字符串指定的精确。此功能可能有点令人困惑，但如果习惯它，它可能会非常有用。看一眼这个简短的Excel间接教程来掌握它。

VLOOKUP：用于分析表中数据的最常用的功能之一，VLOOKUP函数搜索一个列以查找您指定的值，返回相关列的值。因此，在Excel中使用数组是基础的。强烈建议您来理解这一功能。但而不是在这里推出其细节，看看本指南使用该功能．

金融

由于不断的复利等原因，金融的计算可能会很复杂。因此，Excel提供了一种快速、简单的方法来获得金融方面的答案，而不需要花费很多时间。对一般用户特别有用的是计算投资或贷款期间的现值、未来价值、支付等功能。试试PMT, FV和PV。

日期和时间

日期和时间存储为数值，因此如果您需要在公式中使用它们，Excel提供了一系列可以帮助您的函数。这些函数经常与其他函数结合使用，通常用于将日期转换为数值。它们还可以用于动态更新电子表格上的日期和时间。

多维数据集&工程：两种其他类别在Excel函数列表中，立方体和工程专业化。立方体提供了一种方法，使用数据多维数据集和工程提供一系列定制适合工程师的功能。这些通常将在特定应用中学到纪律或职业

结合功能

正如本指南所提到的，您可以通过学习组合函数来解决Excel中的复杂问题。让我们看一个介绍如何做到这一点的示例。回到我们不断发展的电子表格，我们可以编写一个函数，根据c列中的平均美元价值给出多个输出。

让我们说，如果平均美元金额在150到200之间，我们希望返回值确定。如果平均值高于或以下，我们将返回“外部”。这需要IF，以及平均函数在单个公式中完成。我们可以在单元格A9中输入公式。

平均函数将给我们我们的平均美元金额，所以让我们开始写这个。我们希望采用细胞C2：C7的平均值，因此该功能应阅读：

平均（C2：C7）

现在，我们要确定函数的结果是否在150-200的范围内。我们将使用AND函数，然后确定它是否大于150，小于200。这意味着AVERAGE函数将位于AND函数的内部。我们需要写两次来涵盖这两个标准。它看起来像这样:

(平均(C2: C7) > 150,平均(C2: C7) < 200)

就其本身而言，这将返回一个true或false结果。然而，我们想知道的是结果比范围的最小值低多少，或者比最大值高多少。这就是我们将使用IF函数的地方。由于AND函数构成逻辑测试，我们将使用它作为该函数的第一个输入。它应该是这样的:

if（和（（平均（c2：c7）> 150，平均（c2：c7）<200），“OK”，“外部”）

完成之后，只需在开始处放置一个=，向Excel表明它是一个公式。然后您应该在单元格A9中看到返回的结果。

总结

本指南的目标是让您开始使用Excel以有效地操纵数据和运行公式和功能，以使您的体验更流利和简单。当然还有更多的学习。宏，仪表板和报告或统计数据测试只是一个下一步的一些例子，您可以使用这些基础数据。如果您想在Excel上获得伟大的开始，请务必查看上面提到的一些资源。

请记住，如果您致力于前面的时间，您将通过数据和电子表格进行飞行，并在学习Excel的投资方面进行巨大的回报。