日志入口例子:学习会计的简单方法
如果你是一名会计专业的学生，你不需要被告知会计是多么的困难。会计人员分析商业交易，并以借方-贷方规则为指导，在日记账分录中记录它们。通常，会计人员将使用专门的日记账作为许多同类型的日记账分录，如现金日记账、销售日记账和购货日记账。大企业通常使用专门的期刊。较小的企业倾向于只使用包含所有交易的普通日记账。记录日记账分录只是会计循环的第一步。
如果你对学习会计感兴趣，可以尝试介绍财务会计。下面是一些日记账的例子，可以帮助你更好地理解日记账。
第一个例子
公司于2013年6月6日开业。这家公司以30万美元起家。他们在第一个月的营业期间所从事的业务如下:
| 日期 | 事务 |
|---|---|
| 6月8日 | 支付了5万美元作为6个月的租金。 |
| 6月9日 | 花费10万美元的设备是用40 000美元现金购买的。剩下的6万美元是利率为3.4%的一年期票据 |
| 6月10日 | 办公用品的赊购总额为25,000美元。 |
| 6月16日 | 为客户提供的服务收到现金$39,400。 |
| 6月16日 | 6月10日办公用品的付款 |
| 6月20日 | 向顾客提供了价值63,900美元的服务。收到现金43 700美元。客户承诺支付剩余金额20,200美元。 |
| 6月21日 | 6月8日至6月21日支付员工工资。工资总额达23500美元。 |
| 6月21日 | 因6月20日向客户提供服务收到现金20,200美元。 |
| 6月22日 | 收到客户预付的6300美元现金。 |
| 6月27日 | 办公用品已赊购3500美元。 |
| 6月28日 | 收到的电费账单总计1850美元。 |
| 6月28日 | 电话账单共计2650美元。 |
| 6月28日 | 杂项费用共计4 320美元。 |
这些事项将被记录在会计日记账中。下表记录了上述事件的日志条目。
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 6月6日 | 现金 | 300000年 | |
| 6月8日 | 预付租金 | 50000年 | |
| 现金 | 50000年 | ||
| 6月9日 | 设备 | 100000年 | |
| 现金 | 40000年 | ||
| 应付票据 | 60000年 | ||
| 6月10日 | 办公用品 | 25000年 | |
| 应付账款 | 25000年 | ||
| 6月16日 | 现金 | 39400年 | |
| 服务收入 | 39400年 | ||
| 6月16日 | 应付账款 | 25000年 | |
| 现金 | 25000年 | ||
| 6月20日 | 现金 | 43700年 | |
| 应收账款 | 20200年 | ||
| 服务收入 | 63900年 | ||
| 6月21日 | 工资费用 | 23500年 | |
| 现金 | 23500年 | ||
| 6月21日 | 现金 | 20200年 | |
| 应收账款 | 20200年 | ||
| 6月22日 | 现金 | 6300年 | |
| 不劳而获的收入 | 6300年 | ||
| 6月27日 | 办公用品 | 3500年 | |
| 应付账款 | 3500年 | ||
| 6月28日 | 电力费用 | 1850年 | |
| 公用事业公司支付 | 1850年 | ||
| 6月28日 | 电话费用 | 2650年 | |
| 公用事业公司支付 | 2650年 | ||
| 6月28日 | 杂项费用 | 4320年 | |
| 现金 | 4320年 |
然后，日记帐在期间结束时过帐到分类帐户。较大的企业把它们的分类账分成不同的账簿，一个是总分类账，另一个是明细分类账。总分类账应包括主要账户和下列类别:资产、负债、所有者权益、收入、费用、收益和损失。明细分类账包括总分类账中某些科目的明细记录，三个主要的明细分类账是应收账款、存货和应付账款。在记录交易时，知道如何记录借方和贷方是很重要的。在处理资产和费用时，增加记入借方，减少记入借方。当处理负债、权益和收入时，减少记入借方，增加记入贷方。
第二个例子
该公司于2013年3月1日注册成立，以150万美元和1万股面值为50美元的普通股。以下是该公司第一个月的交易:
| 日期 | 事务 |
|---|---|
| 3月3日 | 付了30万美元作为六个月的预付租金。 |
| 3月4日 | 办公用品已赊购，总额为35,000美元。 |
| 3月6日 | 该公司向客户提供服务，并获得了54,000美元的现金。 |
| 3月7日 | 3月4日办公用品的应付账款已经支付。 |
| 3月7日 | $200 000现金用于购买$560 000的设备。剩余的36万美元成为利率为4%的一年期票据。 |
| 3月9日 | 办公用品已赊购，总额为13 500美元。 |
| 3月12日 | 该公司向客户提供服务，并获得了43,500美元现金。 |
| 3月13日 | 3月9日办公用品的应付账款已经支付。 |
| 3月14日 | 员工3月3日至3月14日的工资总额为35.6万美元。 |
| 3月14日 | 为客户提供的服务总额为256,720美元。客户支付143650美元，并承诺未来支付113070美元的余款。 |
| 3月20日 | 办公用品已赊购5 400美元。 |
| 3月21日 | 客户在3月14日提供服务的113,070美元余额中支付了10万美元。 |
| 3月23日 | 3月20日办公用品的应付账款已支付。 |
| 3月25日 | 客户为3月14日提供的服务支付了13070美元。 |
| 3月27日 | 客户预付23,000美元以获得服务。 |
| 3月28日 | 员工在3月份最后几周的工资总额为453,600美元。 |
| 3月28日 | 电费总计收到了6750美元。 |
| 3月28日 | 电话费总计8754美元。 |
| 3月31日 | 该月杂项费用共计15 450美元。 |
就像上面的例子一样，这些交易被记录到会计日记账中。下表是2013年3月的会计日记账。
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 3月1日 | 现金 | 1500000年 | |
| 普通股 | 500000年 | ||
| 3月3日 | 预付租金 | 300000年 | |
| 现金 | 300000年 | ||
| 3月4日 | 办公用品 | 35000年 | |
| 应付账款 | 35000年 | ||
| 3月6日 | 现金 | 54000年 | |
| 服务收入 | 54000年 | ||
| 3月7日 | 应付账款 | 35000年 | |
| 现金 | 35000年 | ||
| 3月7日 | 设备 | 560000年 | |
| 现金 | 200000年 | ||
| 应付票据 | 360000年 | ||
| 3月9日 | 办公用品 | 13500年 | |
| 应付账款 | 13500年 | ||
| 3月12日 | 现金 | 43500年 | |
| 服务收入 | 43500年 | ||
| 3月13日 | 应付账款 | 13500年 | |
| 现金 | 13500年 | ||
| 3月14日 | 工资费用 | 356000年 | |
| 现金 | 356000年 | ||
| 3月14日 | 现金 | 143650年 | |
| 应收账款 | 113070年 | ||
| 服务收入 | 256720年 | ||
| 3月20日 | 办公用品 | 5400年 | |
| 应付账款 | 5400年 | ||
| 3月21日 | 现金 | 100000年 | |
| 应收账款 | 100000年 | ||
| 3月23日 | 应付账款 | 5400年 | |
| 现金 | 5400年 | ||
| 3月25日 | 现金 | 13070年 | |
| 应收账款 | 13070年 | ||
| 3月27日 | 现金 | 23000年 | |
| 不劳而获的收入 | 23000年 | ||
| 3月28日 | 工资费用 | 453600年 | |
| 现金 | 453600年 | ||
| 3月28日 | 电力费用 | 6750年 | |
| 公用事业公司支付 | 6750年 | ||
| 3月28日 | 电话费用 | 8754年 | |
| 公用事业公司支付 | 8754年 | ||
| 3月31日 | 杂项费用 | 15450年 | |
| 现金 | 15450年 |
您可以看到为什么一个较大的公司可能有多个日记账而不是一个普通日记账。这只是大企业中可能发生的交易的一小部分，但通常还有更多。当销售和购买的内容如此之多时，看着这样一个将销售和购买混合在一起的表格可能会让人感到困惑。会计人员更容易分别记录销售和采购，因此它们最终不会混合在一起。
第三个例子
对于最后一个例子，交易将被记录在三个不同的表中，以代表四个不同的日记账——购买日记账、销售日记账、现金收入日记账和现金支出日记账。这个例子应该能让您更好地理解借贷规则。
该公司成立于2014年1月1日。一开始他们的现金价值是235万美元，他们有2万5千股，票面价值200美元。以下是他们第一个月的交易:
| 日期 | 事务 |
|---|---|
| 1月2日 | 租金是提前支付的，全年共计75万美元。 |
| 1月3日 | 购买了费用为83万美元的设备。31万美元以现金支付，其余52万美元是利率为4.6%的一年期票据。 |
| 1月3日 | 办公用品已赊购，总额为34万美元。 |
| 1月4日 | 该公司向客户提供服务，并获得57万美元现金。 |
| 1月5日 | 完成了销售，公司收到了35万美元的现金。 |
| 1月6日 | 1月3日购买的办公用品应付账款已经支付。 |
| 1月7日 | 销售额总计47.5万美元。客户支付了23.5万美元现金，并承诺未来支付剩余的24万美元。 |
| 1月8日 | 向客户提供的服务总额为65.4万美元。客户支付了30万美元现金，并承诺未来支付剩余的35.4万美元。 |
| 1月9日 | 办公用品已赊购，总额为115 000美元。 |
| 1月10日 | 客户为1月7日的销售支付了25,000美元，剩下215,000美元。 |
| 1月11日 | 2014年1月的前两周，员工的工资总额为45.7万美元。 |
| 1月12日 | 1月9日购买的办公用品应付账款已经支付。 |
| 1月13日 | 客户为1月8日提供的服务支付了65,000美元，剩余289,000美元。 |
| 1月14日 | 该公司为1月3日购买的设备支付了3.5万美元的应付票据，还剩下48.5万美元。 |
| 十冬腊月15 | 客户为1月7日的销售支付了53,000美元，剩下的余额为162,000美元。 |
| 1月16日 | 客户为1月8日提供的服务支付了4.3万美元，余额为24.6万美元。 |
| 1月17日 | 办公室用品的购置费为$75 000。 |
| 1月18日 | 客户为1月8日提供的服务支付了35,000美元，剩余211,000美元。 |
| 1月19日 | 该公司为1月3日购买的设备支付了7.5万美元，还剩下41万美元。 |
| 1月20日 | 1月17日的办公用品应付账款已经支付。 |
| 1月21日 | 客户为1月7日的销售支付了10万美元，余额为6.2万美元。 |
| 1月22日 | 完成了销售，公司收到了23.5万美元的现金。 |
| 1月23日 | 客户为1月8日提供的服务支付了21.1万美元。 |
| 1月24日 | 客户为提供的服务预付了65,000美元。 |
| 1月25日 | 2014年1月的第三和第四周，员工的工资总额为54.5万美元。 |
| 1月26日 | 客户为1月7日的销售支付了62,000美元。 |
| 1月27日 | 完成了销售，公司收到了34.5万美元的现金。 |
| 1月28日 | 办公用品已赊购，总额为215,000美元。 |
| 1月29日 | 1月28日的办公用品应付账款已经支付。 |
| 1月30日 | 该公司向客户提供了服务，并获得了76.5万美元的现金。 |
| 1月31日 | 股息总共支付了100万美元。 |
| 1月31日 | 收到总计15450美元的电费账单。 |
| 1月31日 | 收到电话账单共计17850美元。 |
| 1月31日 | 这个月的杂项费用总计为65万美元。 |
你可以看到，如果把这么长的交易列表放在一个日记账中，会很混乱。一些公司使用QuickBooks来跟踪交易和日记账。如果你对使用QuickBooks感兴趣，你可以考虑通过在线课程学习如何使用它。下面是代表购买日记账的表格。
购买杂志
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 十冬腊月3 | 设备 | 830000年 | |
| 应付票据 | 520000年 | ||
| 1月3日 | 办公用品 | 340000年 | |
| 应付账款 | 340000年 | ||
| 1月9日 | 办公用品 | 115000年 | |
| 应付账款 | 115000年 | ||
| 1月17日 | 办公用品 | 75000年 | |
| 应付账款 | 75000年 | ||
| 1月27日 | 办公用品 | 215000年 | |
| 应付账款 | 215000年 |
很明显，这样写的日记比一个更长的、更大的记录所有内容的普通日记更容易阅读。请注意，本表只记录赊购，而不记录购货款项或购货现金支付。
销售日报
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 1月7日 | 应收账款 | 240000年 | |
| 销售 | 240000年 | ||
| 1月8日 | 应收账款 | 354000年 | |
| 服务收入 | 354000年 |
同样，本杂志不记录赊购客户的销售或服务付款，也不记录现金支付的销售或服务。这只记录信用。
现金支付
现金457000
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 十冬腊月2 | 预付租金 | 750000年 | |
| 现金 | 750000年 | ||
| 1月3日 | 设备 | 310000年 | |
| 现金 | 310000年 | ||
| 1月6日 | 应付账款 | 340000年 | |
| 现金 | 340000年 | ||
| 1月11日 | 工资费用 | 457000年 | |
| 现金 | 457000年 | ||
| 1月12日 | 应付账款 | 115000年 | |
| 现金 | 115000年 | ||
| 1月14日 | 应付票据 | 35000年 | |
| 现金 | 35000年 | ||
| 1月19日 | 应付票据 | 75000年 | |
| 现金 | 75000年 | ||
| 1月20日 | 应付账款 | 75000年 | |
| 现金 | 75000年 | ||
| 1月25日 | 工资费用 | 545000年 | |
| 现金 | 545000年 | ||
| 1月29日 | 应付账款 | 215000年 | |
| 现金 | 215000年 | ||
| 1月31日 | 股息 | 1000000年 | |
| 现金 | 1000000年 | ||
| 1月31日 | 应付水电费-电力 | 15450年 | |
| 现金 | 15450年 | ||
| 1月31日 | 公用事业费-电话 | 17850年 | |
| 现金 | 17850年 | ||
| 1月31日 | 杂项费用 | 650000年 | |
| 现金 | 650000年 |
该日记账记录了公司支付的所有款项，包括在采购日记账中记录的应付账款。
现金收入
| 日期 | 账户 | 借记 | 信贷 |
|---|---|---|---|
| 1月4日 | 现金 | 570000年 | |
| 服务收入 | 570000年 | ||
| 1月5日 | 现金 | 350000年 | |
| 销售收入 | 350000年 | ||
| 1月7日 | 现金 | 235000年 | |
| 销售收入 | 235000年 | ||
| 1月8日 | 现金 | 300000年 | |
| 服务收入 | 300000年 | ||
| 1月10日 | 现金 | 25000年 | |
| 应收帐款-销售 | 25000年 | ||
| 1月13日 | 现金 | 65000年 | |
| 应收帐款-服务收入 | 65000年 | ||
| 1月15日 | 现金 | 53000年 | |
| 应收帐款-销售 | 53000年 | ||
| 1月16日 | 现金 | 43000年 | |
| 应收帐款-服务收入 | 43000年 | ||
| 1月18日 | 现金 | 35000年 | |
| 应收帐款-服务收入 | 35000年 | ||
| 1月21日 | 现金 | 100000年 | |
| 应收帐款-销售 | 100000年 | ||
| 1月22日 | 现金 | 235000年 | |
| 销售收入 | 235000年 | ||
| 1月23日 | 现金 | 211000年 | |
| 应收帐款-服务收入 | 211000年 | ||
| 1月24日 | 现金 | 65000年 | |
| 不劳而获的收入 | 65000年 | ||
| 1月26日 | 现金 | 62000年 | |
| 应收帐款-销售 | 62000年 | ||
| 1月27日 | 现金 | 345000年 | |
| 销售收入 | 345000年 | ||
| 1月30日 | 现金 | 765000年 | |
| 服务收入 | 765000年 |
这些都是顾客用现金支付的。这包括任何被列为非劳动收入的预付款。
