总帐示例：如何格式化帐户图表
总帐，它只是你的账户图表的集合，是一个简单有效的方式来查看支出和保持你的业务在轨道上。总分类帐是与会计日记帐分录一起使用的。在大多数情况下，总分类帐和日记账分录是在计算机上完成的。有许多软件程序可以为你做大部分的工作，但重要的是知道如何自己做这万一软件崩溃或有停电。在某些情况下，较小的企业仍然手工做总账，因为他们买不起软件或根本不需要它。
有了软件，你可以把你写的支票记录下来，在后台，费用账户会自动借记，然后过帐到你的会计分类账上，从而节省你的时间。首先，你必须知道如何决定账户是记入贷方还是记入借方。这是通过会计日记账分录完成的。你可以通过Udemy的各种课程获得更多关于日志条目的信息，包括介绍性财务会计，以获得基础知识或者别的什么更高级的高级金融和初创公司会计。
日记帐分录
大多数企业使用复式记账会计系统，每个交易都在多个帐户中记录。第一个帐户是借记帐户，第二个帐户将是信用账户。使用借方帐户，金额在左侧和信用账户中录制;金额在右侧记录。两个帐户的借方和学分必须相互等于。
通过输入首先借记的帐户标题，创建您的日记帐分录，然后是金额。然后输入将在借用清单和借方的右下方存入的帐户的标题，其次是贷方金额。要确定是否是借记或信贷，您需要决定将受影响的账户以及是否减少或增加。
为此，记住会计方程式：资产=负债+所有者的权益
资产在左边(借方)，负债和所有者权益在右边(贷方)。一个例子包括资产账户，如现金。因为它是一项资产，所以通常会被记入借方，但你必须首先决定是否增加现金。如果你用现金支付小企业账单(比如邮票)，那么你应该把它记录在右边，因为它减少了金额。
会计日记帐分录的示例
如果您打开新店，您需要在您的业务中投资金钱，租一家商店并销售商品。在这种情况下，您投入了15,000美元。以下是2011年3月开始的会计期刊条目的第一个月：
| 日期 | 帐户 | 名称/解释 | 借记 | 信贷 |
| 5/1 | 现金 | 15000 | ||
| 资本 | 15000 | |||
| 您已将15,000美元存入您的商业银行账户。 | 增加您的资产（现金） | 增加所有者（您的）权益 | ||
| 5/5 | 租金费用 | 1800 | ||
| 现金 | 1800 | |||
| 你付了第一个月的房租 | 费用增加。 | 资产减少。 | ||
| 5/10 | 公司材料 - 库存 | 4000 | ||
| 应付账款 | 4000 | |||
| 要制作您销售的物品，您将购买信用资料。 | 您的资产增加（库存） | 你的负债增加(美联社) | ||
| 5/15 | 现金 | 1200 | ||
| 应收账款 | 1000 | |||
| 收入 | 2200 | |||
| 你总共收到了2200美元的销售额。你的现金销售额是1200美元，赊销1000美元。这被认为是一个复合分录 | 增加资产（现金和AR） | 收入增加 | ||
| 5/15 | 公司材料费用 | 600 | ||
| 公司物料库存 | 600 | |||
| 你花了600美元的材料来制作更多你的产品。 | 费用增加（使用的材料） | 资产减少(库存) | ||
| 5/28 | 应付账款 | 1800 | ||
| 现金 | 1800 | |||
| 您在信用账户上支付了1800美元 | 负债减少(美联社) | 资产减少（现金） | ||
| 5/30 | 现金 | 500. | ||
| 应收账款 | 500. | |||
| 顾客还清了500美元的信用贷款 | 资产增加（现金） | 资产减少(AR) |
因为上面是一个示例，所以没有帐号，尽管您希望包括这些帐号。美元符号($)只在上面的例子中用于解释条目的原因。在记录美国的金额时不使用美元符号，因为大家都知道所有记录的金额都是美元。
发布到总分类帐
在上面的示例中的第一个月之后，您将希望参加会计日记帐分项并将所有信用和借记从这些条目转移到普通会计期刊的正确账户。此过程称为发布。您将始终在您的会计分类帐组中至少有两个帐户，但大多数人都基于他们的帐户图表有多个。
例如，您将采取所有现金账户并将那些人发布到您的现金总会计分类帐。
对于你的现金账户在分类账上，它看起来是这样的(使用上面的例子):
现金- 101 |
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| 日期 | 描述 | 借记 | 信贷 | 平衡 |
| 5月1日 | 余额从4月30日起转寄 | 0. |
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| 5/1 | 20000 |
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| 5/5 | 2000年 |
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| 5/15 | 3000. |
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| 5/28 | 500. |
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| 5/30 | 1000 |
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| 5/31 | 平衡 | 21500. |
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通过上述账户，您在本月底之前的余额为21,500美元。为此，您将减去信用证并添加所有借记。
在第一列是交易日期。第二列是描述，并且如您所见，除非您想要均匀性，否则并不总是需要使用一个。第三列和第四列是借方和信用栏，最后是余额列。如果您更愿意使用运行总数，这就是它会去的地方。否则，您可以简单地将余额放在底部，如上例。
上面例子的第一行是上个月转入的余额。第一行将始终包括上个月的余额。第二行是您用来开始创业的初始金额。记录条目是很容易的，因为你已经知道所有东西的位置，因为你在一个月里创建了你的日志条目。这非常有用。
你可能想知道为什么你把余额放在借方栏。每个账户类型都有一个正常的余额取决于类别。负债、所有者权益和收入总是有贷方余额，而资产和支出有借方余额。
负债的一个例子，使用上面的日记账分录，看起来是这样的:
负债-101（AP） |
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| 日期 | 描述 | 借记 | 信贷 | 平衡 |
| 5月1日 | 余额从4月30日起转寄 | 0. |
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| 5/1 | 10000 |
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| 5/10 | 8000. |
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| 5/28 | 2000年 |
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| 5/31 | 平衡 | 16000 |
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因为没有多少责任，只有两个条目。但是，您可能有更多的帐户应付条目，所有这些都将输入正确的空格。
从上面的日记账例子中，我们知道，你在3月10日赊购了材料，在5月28日，你在该赊购账户上支付了2000美元，从而减少了负债。因为负债总是贷方，你在贷方一栏开始计算余额，然后在那里输入期末余额。减去贷方，加上借方，你最后的余额是16000美元。
如果您不想使用软件，您可能想在Microsoft Excel工作簿中创建这些帐户和您的总会计分类账。
以现金和负债为例，你可以把一个Excel电子表格命名为“现金”和一个“负债”。然后输入五列标题并输入信息。这与在Microsoft Word中使用表格是相同的概念，但它将把所有的帐户保存在同一个区域。您只需点击底部的选项卡来切换电子表格。当您有许多帐户图表时，这是很有用的。
为什么需要总帐
上面的例子只是一个月的日记账和一些账户图表，所以它可能并不那么重要。然而，总账实际上是公司一生中所有财务交易的完整记录。正因为如此，它也被称为运行分类帐，因为你将在业务进行的每一天输入日记账条目，并将填写分类帐每个月。
总分类账将用于编制财务报表，可以帮助快速发现错误。数字可能很棘手;转置一个数字是非常容易的。当输入一个字母时，你可以使用文字处理软件附带的语法检查和拼写检查，但是计算机程序并不知道你的数字是否正确。你可以开一张1545美元的支票，但也可以在你的账上记为1554美元。这可能会有问题，因为你认为自己的钱比实际的要多。之后，当创建财务报表时，你可以回头查看日记账分录和分类账，找出错误的地方并修正它，这样一切就会根据你的银行记录和你的记录进行平衡。
总分类帐也有助于防止欺诈;你会把所有的事情都写在纸上，这样可以帮助地方当局和你的银行找到罪犯，恢复你的声誉。
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