访问vs. Excel：您应该为下一个项目使用哪一个？

在本文中，我们将看看Microsoft Excel和Access，并评估:

• 他们的相似之处
• 他们的差异
• 如何连接它们

首先，让我们来看看他们是什么。

什么是Excel和Access？

Microsoft Excel和Access是Microsoft Office套件的两个部分。许多小企业将在其软件堆栈中具有这些程序。

流行的电子表格程序，Microsoft Excel将数据存储在行和列中，并具有出色的图表功能。

MS访问是一个数据库程序，也称为数据库管理系统。与像SQL Server这样的其他数据库不同，您可以在无需单独的服务器上安装在您自己的计算机上。

Excel和访问相似性

什么样的相似之处？嗯，在两个节目中，你可以：

• 将数据插入单元格或行中。
• 对数据进行数据分析。
• 根据结果创建可视化。

但是，这两个程序之间存在显着差异。

Excel和Access的区别

易用性

Excel至少开始学习，至少起初。您只需要知道如何使用箭头键或鼠标导航到单元格中，以及如何使用键盘输入数据，并可以构建分析。

如果要使用函数，则可以从简单的公式开始，例如总和和计数和从那里构建。

但是，在初级级别，Microsoft Access有一个学习曲线。没有一些先前的培训，你不能立即使用它。

• 要插入数据，必须创建表或者表单。
• 要创建分析，您需要知道如何进行查询。
• 要生成任何可视化，您需要知道如何创建报告。

这可能会在您学习该软件时产生困难。然而，初学者所需要的时间往往被夸大了。在Access课程中，我们将在一个半小时内创建第一个表、表单、报告和查询。到那个时候，你就会知道这些不同的对象是做什么的，以及如何创建它们。

输入数据

数据很容易进入Excel。您只需选择任何单元格并开始键入。但是，这种缓解也会带来缺点。由于这种轻松，即使在其在逻辑上没有意义的地方，您也可以在任何地方进入数据。

例如，假设您有一个名为“收到的日期”的列。您可以在此列中输入任何类型的数据，包括文本和数字数据。为了计数器，可以打开数据验证，但您很少在实践中使用此方法。

此外，对于多个人难以同时在Excel中输入数据。

在Microsoft Access中，您无法立即输入数据。首先，您需要创建一个访问数据库。这存储了您的表，查询，表单和报告。之后，您需要创建一个带有不同字段列的表。

这些列是强类型的。这意味着您只能在列中输入兼容的数据。例如，如果您有一个日期列，您就不能在其中输入数字或文本。这使得您的初始数据输入比Excel更健壮。

您可以将列定义为主键或“无重复”。您还可以将有效值限制为仅包含在其他表中列表中的列表或列中的值。

此外，多个用户可以同时添加数据。

帮助输入数据

在Microsoft Excel中，很少有内置表单可以帮助您输入数据。这意味着您需要将数据直接输入到电子表格或Excel表中。这不是非常用户友好的。例如，假设您希望添加列含义的说明。您需要在单独的单元格或电子表格中输入此注释，也需要在标题中的注释中。

在Microsoft Access中，您的数据库带有内置的表单。要访问它们，首先需要创建一个表来保存数据。完成后，就可以使用表单向导生成表单。这将允许更容易的数据输入。

分析

有许多方法可以在Microsoft Excel中分析数据。公式可以直接开始。但是，您需要大量的知识来使用更高级的功能，如vlookup.和匹配。

您可以快速创建图表或图形。但是，学习如何创建高级图需要时间。

其他选项包括：

• 枢轴表
• 获取和转换
• 权力枢纽

同样，有一个学习曲线来使用这些选项的更高级功能。

在Microsoft Access中，您可以在图形界面中创建查询。这加入了不同的表格，而不需要使用复杂的公式。一旦你学会了如何构建它，它变得容易。你也可以使用SQL中查询（结构化查询语言）。

然后，您可以根据查询的结果创建报告。同样，使用报告向导产生基本报告可以在几分钟内完成。然而，炼油报告可能需要更长时间。

的行数

Excel仅限于每个电子表格超过一百万行。如果要使用比此更大的数据集创建分析，则需要使用Get和Transform等高级功能。大数据集可以减慢Excel。这是因为您必须使用的公式的数量来创建此分析。

Microsoft Access没有任何此类限制，除了文件限制为2g。这允许在Access表中拥有数百万或数千万行。

连接Excel和Access

您可以将Excel数据连接到Microsoft Access数据，反之亦然。如果在Excel中有数据，则可以在Excel和Access之间创建连接，而不是将其重新输入到Access中。为此，请转到外部数据 - 新数据源 - 从文件 - Excel。

执行此操作时，您可以将其导入访问或创建链接。

• 导入数据是一次性事件。在此之后，电子表格和访问之间没有连接。
• 如果创建链接，则连接仍然存在。每当您在Excel中扩展数据时，您都可以刷新访问中的数据，以便您拥有最新数据。

或者，您可以将Microsoft Access中的所有数据存储在Microsoft Excel中。为此，您将转到数据 - 从数据库获取数据 - 来自Microsoft Access数据库。

选择数据库后，您可以选择要导入的表或查询。然后，您可以按“Load”以使用此数据创建Excel表。

如果数据稍后更改Microsoft Access表中，则可以通过单击刷新更新数据。

下一个步骤

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